Chociaż w aktach prawnych nie ma takich pojęć jak „refakturowanie” i „refaktura”, w praktyce takie rozwiązanie jest czasami stosowane – np. przy wynajmie powierzchni magazynowych czy biurowych i opłatach za media. Jego istotą jest sprzedaż usług (rzadziej towarów) podmiotowi trzeciemu, jednak bez żadnej marży. Na czym dokładnie polega ta opcja i w jaki sposób z niej skorzystać? Przeczytaj artykuł!
Czym jest refakturowanie?
Wyobraź sobie, że pośredniczysz w zakupie usług (lub towarów), z których będzie korzystał inny podmiot – i to on powinien ostatecznie zapłacić dostawcy, a nie Ty.
Refakturowanie polega właśnie na przeniesieniu kosztów na finalnego odbiorcę. Podmiot, na którego jest wystawiona pierwotna faktura, nie korzysta z usługi lub towaru (lub korzysta jedynie w części). Refakturowanie jest w pewnym sensie odsprzedażą, jednak bez marży – kwota na refakturze musi być taka sama, jak na fakturze.
Oprócz standardowego pośredniczenia z refaktur często korzysta się również w innym przypadku. Najczęstszym przykładem jest opłacanie mediów, m.in. prądu, gazu czy internetu. Zwykle z tej opcji korzystają firmy wynajmujące np. biura czy magazyny innym przedsiębiorcom. Właściciel powierzchni otrzymuje od dostawcy fakturę na konkretną kwotę. Za media płaci jednak podmiot, który rzeczywiście korzysta z usług (mediów).
W takiej sytuacji przydaje się refakturowanie – wynajmujący może na bieżąco kontrolować wysokość rachunków, jednak wszelkie opłaty uiszcza podmiot, który wygenerował koszty.
Refakturowania stosunkowo często używają też firmy działające w branżach transportowej czy hotelarskiej. Zdarza się tak, gdy usługi są rezerwowane np. w imieniu klienta, który będzie z nich korzystał.
Jak rozliczyć refakturowanie?
Ze względu na to, że refakturowanie nie jest opisane w prawie, nie ma jednoznacznych zasad dotyczących rozliczeń. Najczęściej przyjmuje się stosowanie zasad ogólnych – czyli powstanie obowiązku podatkowego w chwili wykonania usługi bądź dostarczenia towaru.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących podatku warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. Dotyczy ona konkretnego stanu faktycznego (lub przyszłego) opisanego we wniosku, który można złożyć internetowo, pocztą lub osobiście. Opłata za wydanie interpretacji wynosi 40 zł, a czas oczekiwania to maksymalnie 3 miesiące.
Jak wygląda refaktura?
Refaktura tak naprawdę jest standardową fakturą – w tytule nie ma zatem nazwy „refaktura”. Dokument powinien zawierać typowe dla faktur elementy, przede wszystkim dane sprzedawcy i kupującego (w tym numery NIP), datę wystawienia, numer identyfikacyjny, datę sprzedaży lub wykonania usługi, datę płatności, nazwę usługi oraz wartość sprzedaży (VAT, brutto, netto).
Potrzebujesz więcej informacji na temat refakturowania? Sprawdź artykuł na stronie PragmaGO https://pragmago.pl/porada/refakturowanie-kosztow-zakupu-towarow-i-uslug/ i dowiedz się między innymi, jakie są przykłady interpretacji podatkowej na temat refaktur.
