Każda firma zobowiązana jest do ewidencjonowania i rozliczania absencji pracowników oraz wypłacania należnego im wynagrodzenia. Błędy w naliczeniach lub nieterminowe przelewy mogą skutkować karami ze strony urzędów i niezadowoleniem pracowników, co z kolei może przełożyć się na wyniki finansowe firmy oraz jej reputację. W artykule szerzej omówimy rolę obsługi kadrowo-płacowej w biznesie oraz podpowiemy, jak poprawić funkcjonowanie tego obszaru w przedsiębiorstwie.
Znaczenie obsługi kadrowo-płacowej dla firmy
Obsługa kadrowo-płacowa jest istotnym elementem funkcjonowania każdej firmy. Zadaniem kadr jest realizowanie procesów związanych z zatrudnianiem pracowników oraz terminowe naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń, a także kontakt z organami administracji publicznej. Do zadań kadr należy również:
-
rzetelne prowadzenie akt osobowych,
-
obsługa umów cywilnoprawnych,
-
obsługa kontroli skarbowych, PIP, ZUS.
Nietrudno zauważyć, że realizacja zadań związanych z kadrami oraz płacami ma kluczowe znaczenie dla efektywności i stabilności przedsiębiorstwa. Szeroki zakres i specyfika zadań wymagają, aby osoby odpowiedzialne za usługi kadrowo-płacowe stale aktualizowały swoją wiedzę z zakresu prawa pracy oraz w przepisach związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.
Obsługa kadrowa – największe wyzwania
Wyzwaniem dla działu kadr i płac mogą być ciągłe zmiany w przepisach prawa oraz problem z ich interpretacją, co może skutkować błędami w rozliczeniach czasu pracy lub w naliczaniu wynagrodzeń. Brak narzędzi do automatyzacji procesów nadmiernie angażuje personel i jest przyczyną nieterminowych wypłat. Na rynku brakuje również specjalistów, więc pozyskanie odpowiedniej kadry jest coraz trudniejsze i wymaga większych nakładów finansowych.
Wszystkie wymienione niedogodności mogą odbić się na funkcjonowaniu biznesu. Opóźnienia w wypłatach negatywnie wpływają na motywację pracowników i przynoszą szkody wizerunkowi firmy, co może osłabić konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku. Kolejnym problemem dla właścicieli firm są kary finansowe nakładane przez urzędy za brak terminowych rozliczeń. Te niedogodności są przyczyną wzrostu zainteresowania przedsiębiorców outsourcingiem kadr i płac.
Outsourcing kadr i płac – co zyskuje przedsiębiorca?
Przekierowanie na zewnątrz obsługi kadrowo-płacowej umożliwia firmom skoncentrowanie się na swojej głównej działalności, eliminując konieczność obsługi kwestii związanych z personelem i wynagrodzeniami. Ponadto gwarantuje, że wszystkie procedury są profesjonalnie zarządzane, co przekłada się na efektywność operacyjną i satysfakcję pracowników.
Jeśli chodzi o zakres outsourcingu kadr i płac, to klient może zdecydować się na wybrane elementy obsługi kadrowo-płacowej lub wybrać pełny outsourcing kadr i płac. Niezależnie od wyboru właściciel biznesu zyskuje wysoką jakość usług i dostęp do wiedzy oraz zasobów firmy zewnętrznej.
Decydując się na outsourcing usług kadrowo-płacowych, klient może liczyć na wsparcie specjalistów oraz możliwość skorzystania z nowoczesnych programów i narzędzi HR. Tym samym przedsiębiorstwo optymalizuje poziom ponoszonych kosztów, ponieważ nie musi inwestować w systemy oraz w szkolenia pracowników działu kadr i płac. Co więcej współpraca z outsourcerem jest sposobem na automatyzację niektórych procesów, co jest szczególnie korzystne dla firm z niewielkim budżetem na robotyzację.
