Działalność nierejestrowana – czy można odliczyć koszty uzyskania przychodu?

Tak. W działalności nierejestrowanej możesz uwzględnić koszty uzyskania przychodu w rocznym PIT-36. Nie pomniejszają one jednak przychodu przy sprawdzaniu limitu działalności. Limit dotyczy przychodu brutto, a koszty obniżają dopiero dochód podlegający opodatkowaniu.

Jak działa odliczanie kosztów?

Przy sprawdzaniu, czy mieścisz się w limicie działalności nierejestrowanej, bierzesz pod uwagę przychód, a nie dochód. Oznacza to, że od wartości sprzedaży nie odejmujesz zakupionych materiałów, przesyłek ani innych wydatków. W 2026 roku limit wynosi 10 813,50 zł brutto na kwartał, czyli 225% minimalnego wynagrodzenia. Koszty nie zmniejszają tej kwoty.

Inaczej wygląda rozliczenie podatku. W PIT-36 wykazujesz przychód podatkowy, udokumentowane koszty i różnicę między nimi. To właśnie dochód, a nie cały przychód, stanowi podstawę obliczenia podatku według skali podatkowej.

Kosztem uzyskania przychodu może być wydatek, który został faktycznie poniesiony i pozostaje w racjonalnym, gospodarczym związku z uzyskanym albo planowanym przychodem. Powinien służyć osiągnięciu przychodu lub zachowaniu jego źródła. W praktyce oznacza to, że wydatek musi być celowy, uzasadniony i możliwy do udokumentowania.

Przykładowe wydatki, które mogą spełniać te warunki, to:

Materiały i surowce potrzebne do wykonania produktu lub usługi.
Reklama, ulotki, wizytówki i promocja w mediach społecznościowych.
Usługi obce, takie jak przesyłki, księgowość lub pomoc prawna.
Oprogramowanie, hosting, domena i narzędzia wykorzystywane przy działalności.
Szkolenia branżowe, kursy i materiały edukacyjne związane bezpośrednio z zakresem sprzedaży.

Koszty rozpoznajesz według zasady kasowej. Decyduje więc moment faktycznej zapłaty, a nie data wystawienia faktury. Jeżeli zakup został opłacony w danym roku, co do zasady ujmujesz go w rozliczeniu za ten rok. Dotyczy to także wydatków poniesionych przed pierwszą sprzedażą, jeżeli mają związek z późniejszymi przychodami i zostały poniesione w tym samym roku podatkowym.

Co jest kosztem, a czego nie odliczysz?

Nie ma zamkniętej listy wydatków właściwej wyłącznie dla działalności nierejestrowanej. Każdy zakup trzeba ocenić przez pryzmat jego związku z przychodem oraz ograniczeń wynikających z ustawy o PIT.

Kategoria wydatku	Czy jest kosztem?	Uwagi
Surowce, półprodukty, opakowania	Tak, jeśli są używane do sprzedaży	Przykładowo materiały do rękodzieła albo opakowania wysyłkowe.
Przesyłki i materiały do pakowania	Tak	Wydatek powinien dotyczyć realizowanych zamówień i być udokumentowany.
Hosting, domena, programy i subskrypcje	Tak, gdy służą działalności	Przy zastosowaniu mieszanym trzeba móc uzasadnić część gospodarczą.
Szkolenie branżowe	Tak, jeśli ma bezpośredni związek z działalnością	Ogólny kurs niezwiązany ze sprzedażą może zostać zakwestionowany.
Wydatki osobiste	Nie	Sam fakt posiadania faktury nie nadaje zakupowi związku z działalnością.
Własna praca	Nie	Nie możesz zaliczyć do kosztów wartości czasu poświęconego na wykonanie usługi.
Spłata kapitału kredytu lub pożyczki	Nie	Spłata kapitału nie jest kosztem uzyskania przychodu.
Kary, grzywny i darowizny	Nie	Nie służą osiągnięciu przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych.

Przewiń tabelę w bok →

Jak dokumentować koszty?

To na Tobie spoczywa obowiązek wykazania, że wydatek rzeczywiście został poniesiony i miał związek z działalnością. Przepisy nie wymagają prowadzenia rozbudowanej księgowości, ale dowody zakupu powinny być czytelne i wiarygodne.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest poproszenie sprzedawcy o fakturę albo rachunek wystawiony na Twoje imię i nazwisko. Dokument powinien wskazywać dane sprzedawcy, dane nabywcy, datę, przedmiot transakcji i kwotę. Przy zakupach na potrzeby działalności nierejestrowanej co do zasady nie potrzebujesz NIP-u, ale dokument powinien pozwalać ustalić, kto dokonał zakupu.

W zależności od transakcji dowodem może być także umowa kupna-sprzedaży, potwierdzenie przelewu lub dowód nadania przesyłki. Sam wyciąg bankowy może nie wystarczyć, jeśli nie wynika z niego, czego dotyczyła płatność.

Dokumentowanie wydatku możesz uporządkować w kilku krokach:

Zachowaj fakturę, rachunek, umowę albo inny dowód zakupu.
Sprawdź, czy dokument zawiera dane sprzedawcy, Twoje dane, datę i opis wydatku.
Zweryfikuj, czy wydatek ma konkretny związek z oferowanym towarem lub usługą.
Ujmij wydatek w pomocniczej ewidencji kosztów z datą zapłaty, kwotą i numerem dokumentu.
Przechowuj dokumenty przez okres wymagany dla zobowiązania podatkowego, co w praktyce oznacza co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.

Przed uwzględnieniem wydatku sprawdź następujące kwestie:

Czy mam dowód zakupu? Dokument powinien potwierdzać zarówno transakcję, jak i jej wartość.
Czy dokument zawiera moje dane? Najbezpieczniejsza jest faktura lub rachunek imienny.
Czy wydatek jest uzasadniony gospodarczo? Powinieneś umieć wyjaśnić, w jaki sposób zakup pomaga uzyskać przychód.
Czy zapłata nastąpiła w rozliczanym roku? Przy zasadzie kasowej znaczenie ma faktyczny moment poniesienia wydatku.

Wydatki dotyczące jednocześnie celów prywatnych i działalności wymagają szczególnej ostrożności. Jeżeli na przykład sprzęt, telefon lub usługa internetowa służy obu celom, odliczenie całości może być trudne do obrony. W razie istotnych lub nietypowych wydatków warto skonsultować ich kwalifikację z doradcą podatkowym.

Jak wykazać koszty w PIT-36?

Działalność nierejestrowaną rozliczasz raz w roku w zeznaniu PIT-36. W części dotyczącej działalności nierejestrowanej wpisujesz łączny przychód podatkowy oraz sumę kosztów poniesionych w danym roku. Dochód obliczasz według wzoru:

dochód = przychód – koszty uzyskania przychodów

Jeżeli koszty przewyższą przychód, powstaje strata. Koszty nie są rozliczane co miesiąc i nie służą do pomniejszania limitu działalności nierejestrowanej. Nie wpłacasz też miesięcznych zaliczek z tego tytułu. Podatek rozliczasz w zeznaniu składanym za poprzedni rok, w terminie przewidzianym dla PIT-36.

Najważniejsze rozróżnienie jest więc proste: przychód kontroluje limit działalności nierejestrowanej, a przychód pomniejszony o udokumentowane koszty określa dochód do opodatkowania. Dlatego prowadź osobno ewidencję sprzedaży i uporządkowany zbiór dokumentów kosztowych.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej. Przy wydatkach o mieszanym przeznaczeniu, nietypowych transakcjach lub wątpliwościach dotyczących rozliczenia skonsultuj się z doradcą podatkowym.