Czy wiesz, że właściwa dokumentacja kadrowa może przynieść wiele korzyści, w tym ochronę Twojej firmy przed ewentualnymi konsekwencjami prawno-kadrowymi? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zapraszamy do przeczytania naszego artykułu, w którym przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące dokumentacji kadrowej.
Obowiązujące przepisy prawne sprawiły, że stając się przedsiębiorca będziesz zmuszony do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji kadrowej. Można podzielić je na dwa rodzaje dokumentów. Pierwsza grupa to akta osobowe. Druga to wszystkie pisma, jakie odnoszą się do stosunku pracy. Uwaga! Ważne jest to, abyś dokumenty odpowiednio przechowywał. W razie zaistnienia takiej sytuacji, będzie można mieć do nich na bieżąco wgląd.
Akta osobowe – co to jest?
Musisz wiedzieć, że elektroniczne akta osobowe dzieli się z kolei na kolejne cztery grupy. Mowa tutaj o:
- Grupie A – wszystkie papiery, które związane są z zatrudnieniem pracownika. Zalicza się do nich nawet orzeczenia lekarskie. Znaleźć tu można nawet kontrolne badania lekarskie, które należy wykonywać w regularnych odstępach czasu.
- Grupie B – znaleźć tu można całkiem pokaźną liczbę dokumentów, jakie związane są m.in. z przebiegiem zatrudnienia. Mowa tutaj m.in. o umowie o pracę, zakresie obowiązków, dokumentach jakie związane są z powierzeniem mienia pracownikowi, co jest też związane z wykonaniem przez niego obowiązków zawodowych.
- Grupie C – wszystkie pisma, jakie odnoszą się do ustania zatrudnienia, np. poprzez zwolnienie lub też przejście na emeryturę.
- Grupie D – jaką można nazwać chyba najmniej przyjemną. Są to bowiem te wszystkie dokumenty, jakie odnoszą się do kar, które mogą zostać nałożone na danego pracownika. To pisma, które oględnie można nazwać powinnością i ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej przez pracownika.
Warto zaznaczyć, że istnieje możliwość uzyskania dostępu do e-dokumentów – co jest doceniane przez coraz większą liczbę przedsiębiorców. Zamiast zakopywać się w ogromnej ilości papierów, szukając tego właściwego dokumentu, wszystko można mieć tak naprawdę na wyciągnięcie ręki we własnym komputerze (niekiedy nawet na telefonie, jeżeli sytuacja tego wymaga). Ty również będziesz w stanie na tym skorzystać.
Kadry i płace
Można tak naprawdę bez końca mówić o takich dokumentach, a i tak temat nie pozostanie do końca wyczerpany. Tym bardziej, że kadry i płace to bardzo poważna kwestia, której w żaden sposób nie możesz pomijać. Należy bowiem wyróżnić także dokumentację płacową. Wśród dokumentów, jakie można zaliczyć do tej grupy, wyróżnia się m.in.: kartę ewidencji czasu pracy, wnioski, raporty, decyzje, aneksy dotyczące wynagrodzenia, porozumienia do umów, orzecznictwa sądowe, opinie prawne i interpretacje urzędowe przepisów.
To tak naprawdę tylko część z tego, co możesz w takich dokumentach znaleźć. Ważne jest jednak to, aby takie dokumenty były na bieżąco prowadzone i przechowywane, aby w razie kontroli – wszystko mogło zostać na bieżąco przejrzane.
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Może nie zdajesz sobie sprawę z tego, ale dokumenty kadrowe powinieneś przechowywać przez 50 kolejnych lat, od momentu zakończenia współpracy z daną osobą. Nie jest to żadna fanaberia, tylko działania jakie są zgodne z obowiązującymi na terenie Polski, przepisami prawa. (m.in. art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018). 50 lat to przepis, który został zastosowany do osób, jakie zostały zatrudnione przed 1 stycznia 2019 roku. Po tym okresie obowiązek przechowywania akt nieco się zmienił. Jeżeli mowa o tych pracownikach, którzy zostali zatrudnieni (i do tego zwolnieni już) to okres przechowywania dokumentów wynosi 10 lat.
Obsługa kadr i płac
Zanim przyjdzie Ci zwolnić pracownika, przejmując się tym samym koniecznością przechowywania jego dokumentów, należy ją na bieżąco prowadzić. Kto powinien to robić? Można w skrócie powiedzieć, że osoby, jakie znają się na takich rzeczach. Mówiąc wprost – są to księgowi, którzy nie tylko wiedzą, jakie dokumenty kadrowe należy regularnie wypełniać. Znają także obowiązujące przepisy prawa rachunkowego, dzięki czemu prowadzenie dokumentacji płacowej nie stanowi dla nich większego problemu.
W przypadku dużych korporacji, wewnątrz tworzy się własne działy kadr i płac, jakie na bieżąco kontrolują zatrudnianie, rozliczanie czasu pracy, wydawania godzin urlopowych, a także kontrolują konieczność wykonywania odpowiednich szkoleń i badań. Zatrudnianie księgowych w takim wypadku ma sens.
Jeżeli jednak chodzi o mniejsze firmy (być może jedną z nich Ty prowadzisz) – mikro, małe i średnie – to tworzenie wewnętrznych zespołów księgowych może generować zbyt duże koszty. Przedsiębiorstwa o takich rozmiarach zatrudniają najczęściej zewnętrzne biura księgowe, które na bieżąco zajmują się rozliczaniem wszystkich dokumentów, jakie odnoszą się do kadr i płac (oraz wielu innych).
Wybierając biuro księgowe, zwróć uwagę na ich opinię. Warto popytać w gronie znajomych o to, czy są oni w stanie kogoś polecić. Całkiem możliwe, że dzięki temu uda Ci się zyskać namiar na księgowych, którzy każdego dnia będą stanowić wsparcie dla Twojej firmy. To dzięki nim temat dokumentów kadrowych nie będzie stanowił dla nikogo problemu – również, jeżeli chodzi o ich przechowywanie.
Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Skontaktuj się z nami już teraz! Doświadczeni eksperci z nowoczesnego biura rachunkowego Warido z pomocą dla Twojej firmy
- Zadzwoń do nas: 537 726 726
- Napisz do nas e-mial: [email protected]
Materiał zewnętrzny
