Urlop z powodu siły wyższej – ile dni przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi przysługują 2 dni albo 16 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w roku kalendarzowym. Za czas tej nieobecności otrzymuje 50% wynagrodzenia. Wniosek można zgłosić najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia, także telefonicznie, SMS-em lub e-mailem.

Czym jest zwolnienie z powodu siły wyższej?

Potocznie mówi się o „urlopie z powodu siły wyższej”, ale Kodeks pracy określa to uprawnienie jako zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Dotyczy ono pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, gdy obecność pracownika jest niezbędna i nie można jej odłożyć.

Samo wystąpienie nieplanowanego problemu nie wystarcza. Sytuacja powinna być nagła, trudna do przewidzenia i wymagać natychmiastowej reakcji. Przykładowo może chodzić o:

• nagły wypadek dziecka w szkole lub przedszkolu,
• hospitalizację albo gwałtowne pogorszenie stanu zdrowia członka rodziny,
• wypadek komunikacyjny z udziałem bliskiej osoby,
• konieczność natychmiastowego zapewnienia opieki osobie bliskiej po chorobie lub wypadku.

Nie każda pilna sprawa prywatna spełnia te warunki. Awaria samochodu, opóźniony pociąg, zaplanowana wizyta lekarska, przeprowadzka czy załatwienie sprawy urzędowej co do zasady nie są podstawą tego zwolnienia. W takich przypadkach można rozważyć urlop na żądanie, urlop wypoczynkowy albo uzgodnienie wyjścia prywatnego.

Jak rozlicza się 2 dni albo 16 godzin?

Pracownik wybiera sposób korzystania ze zwolnienia w pierwszym wniosku złożonym w danym roku. Może zdecydować się na rozliczenie w dniach albo w godzinach. Ten wybór obowiązuje do końca roku i nie można go później zmienić.

Przykładowo, jeśli pierwszy wniosek dotyczy 3 godzin zwolnienia, pracownik wybiera rozliczenie godzinowe. Do wykorzystania pozostaje mu wtedy 13 godzin, a nie jeden dzień. Jeżeli natomiast pierwszy wniosek obejmuje 1 dzień, pozostała część limitu będzie rozliczana w dniach.

Przy niepełnym etacie proporcjonalnie zmniejsza się tylko limit godzinowy. Niepełną godzinę zaokrągla się w górę:

Jeśli pracownik wybierze rozliczenie w dniach, przysługują mu 2 dni niezależnie od wymiaru etatu. W systemie równoważnego czasu pracy dzień może obejmować dłuższą zmianę, na przykład 10 albo 12 godzin. Z tego powodu pierwszy wybór ma znaczenie dla osób pracujących według takich grafików.

Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do 50% wynagrodzenia. Wynagrodzenie ustala się według zasad stosowanych przy wynagrodzeniu urlopowym. Połowa dotyczy wyłącznie godzin lub dni objętych zwolnieniem, a nie całej miesięcznej pensji.

Siła wyższa a urlop na żądanie – czym się różnią?

Najważniejsza różnica finansowa polega na tym, że zwolnienie z powodu siły wyższej jest płatne w połowie, a urlop na żądanie w pełnej wysokości. Urlop na żądanie pomniejsza jednak pulę urlopu wypoczynkowego, natomiast zwolnienie z art. 148¹ Kodeksu pracy jej nie zmniejsza.

Jak zgłosić zwolnienie pracodawcy?

Wniosek należy złożyć najpóźniej w dniu, w którym pracownik korzysta ze zwolnienia. Nie trzeba czekać na papierowy formularz ani uzyskiwać odrębnej, uznaniowej zgody przełożonego. Przepisy nie wymagają konkretnej formy zgłoszenia.

W praktyce można postępować w następujący sposób:

1. Poinformuj pracodawcę o pilnej sprawie rodzinnej związanej z chorobą lub wypadkiem.
2. Wskaż dzień albo godziny, w których chcesz skorzystać ze zwolnienia.
3. Jeżeli jest to pierwszy wniosek w roku, wybierz rozliczenie w dniach albo godzinach.
4. Zachowaj potwierdzenie zgłoszenia, na przykład kopię e-maila lub wiadomość SMS.

Wniosek może zostać przekazany ustnie, telefonicznie, SMS-em, e-mailem, przez system HR albo na piśmie. Dla celów dowodowych najlepiej wybrać formę, która pozwala potwierdzić datę i treść zgłoszenia.

Pracownik nie musi dołączać zaświadczenia lekarskiego, dokumentacji medycznej ani notatki policyjnej. Powinien jednak wskazać, że chodzi o pilną sprawę rodzinną spowodowaną chorobą lub wypadkiem, która wymaga jego natychmiastowej obecności. Szczegółowe dane dotyczące zdrowia członka rodziny nie są potrzebne.

Czy pracodawca może odmówić?

Pracodawca nie może odmówić udzielenia zwolnienia, jeżeli zostały spełnione przesłanki ustawowe i wniosek został zgłoszony w terminie. Problemy organizacyjne, brak zastępstwa czy szczególnie intensywny okres pracy nie uzasadniają odmowy.

Inaczej może być wtedy, gdy z przekazanych informacji wynika, że sytuacja nie dotyczy pilnej sprawy rodzinnej, nie jest związana z chorobą lub wypadkiem albo nie wymaga natychmiastowej obecności pracownika. Nadużycie uprawnienia również może prowadzić do konsekwencji pracowniczych, jeżeli pracodawca dysponuje dowodami nieprawidłowego wykorzystania zwolnienia.

Niewykorzystany limit nie przechodzi na kolejny rok i nie przysługuje za niego ekwiwalent. Z początkiem następnego roku pracownik otrzymuje nowy limit 2 dni albo 16 godzin, a sposób rozliczania ponownie określa w pierwszym wniosku.

W skrócie: urlop z powodu siły wyższej to 2 dni albo 16 godzin rocznie, płatne w wysokości 50% wynagrodzenia. Służy wyłącznie nagłym sprawom rodzinnym związanym z chorobą lub wypadkiem, a przy spełnieniu warunków pracodawca ma obowiązek go udzielić.

Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą warto skonsultować sprawę z prawnikiem lub Państwową Inspekcją Pracy.