W 2022 roku elektroniczny podpis staje się już normą i stałym wsparciem w codziennych zadaniach wielu firm. Jest to system, który umożliwia zaakceptowanie i podpisanie umowy czy innych dokumentów bez konieczności składania na nich fizycznego podpisu. Jak sama nazwa wskazuje – wszystko odbywa się elektronicznie. Jest to rozwiązanie, które nie tylko pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, ale i zredukować koszty. Dla lepszego zrozumienia tematu, poniżej przedstawiono kilka przykładów branż, w których elektroniczny podpis może przynieść dużą pozytywną zmianę. Jeśli któryś z opisanych w nich problemów jest także zmorą w twojej firmie, warto rozważyć wdrożenie tego systemu także u ciebie.
Elektroniczny podpis w firmach posiadających obsługę klienta
W obszarach zajmujących się wsparciem klienta implementacja systemu, jakim jest elektroniczny podpis jest kluczowa. Dlaczego? Każdego dnia podpisywanych jest tam wiele umów, wprowadzanych korekt w dokumentacji czy aktualizowanych w nich danych. W przedsiębiorstwach tego typu, które większość działań przeprowadzają nadal w tradycyjnej formie (np. podpisują umowy w formie papierowej, wysyłają je pocztą do klienta) może być to bardzo problematyczne. Klient przy każdej takiej operacji musi się udać do siedziby firmy, co może bardzo wydłużyć cały proces. Wdrażając elektroniczny podpis ten problem znika, ponieważ wszystkie operacje można przeprowadzić online. Nie tylko skróci się w ten sposób czas ich trwania, ale wzrośnie także efektywność pracowników, ponieważ będą w stanie w tym samym odcinku czasowym wykonać więcej zadań.
Wykorzystanie elektronicznego podpisu przez sektor sprzedaży
Praca handlowców to w dużej mierze praca w trasie. Specjaliści jeżdżą najczęściej po całym kraju spotykając się z obecnymi i potencjalnymi klientami przedstawiając im ofertę produktową lub usługową, którą posiada ich firma. Zwykle jednak większość umów i transakcji nie jest dokonywana w czasie tego spotkania. Klienci potrzebują czasu na przemyślenie propozycji, jej weryfikację, itp. Gdy już się na nią zdecydują koniecznie jest ponowne wybranie się do ich siedziby lub wysłanie potrzebnych dokumentów kurierem. To z kolei nie tylko zajmuje wiele czasu, ale i jest kosztowne. Z pomocą ponownie przybywa elektroniczny podpis, który umożliwia podpisanie umów na odległość, w formie zdalnej. Jego wdrożenie znacznie redukuje wydatki na podróże służbowe handlowców czy usługi kurierskie.
Elektroniczny podpis ułatwia pracę działu HR
W 2022 roku, kiedy praca zdalna stała się powszechną, stałą formą wykonywania obowiązków zawodowych dział HR-u ma nieco utrudnione zadanie. Wcześniej, gdy wszyscy pracowali z biura, można było w każdej chwili poprosić do siebie danego pracownika i np. poprosić o złożenie podpisu na aneksie do umowy. Obecnie większość z nas pracuje z domu, co początkowo znacznie utrudniało wykonywanie niektórych obowiązków przez zespół HR. W wielu firmach ten problem zniknął po wprowadzeniu systemu, jakim jest elektroniczny podpis, który podobnie jak w przypadku innych obszarów przedstawionych wyżej – znacznie zwiększa efektywność, skracając jednocześnie czas potrzebny na wykonanie niektórych zadań i dodatkowo zmniejszając ich koszty.
