Jak złożyć wniosek o urlop z powodu siły wyższej?

Wniosek o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej nie ma urzędowego wzoru. Możesz zgłosić je ustnie, telefonicznie, SMS-em, e-mailem albo przez system HR, najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Jeżeli sytuacja spełnia warunki z art. 148¹ Kodeksu pracy, pracodawca powinien udzielić wolnego.

Jak złożyć wniosek o urlop z powodu siły wyższej?

Potoczna nazwa „urlop siła wyższa” oznacza zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Dotyczy ono pilnej sprawy rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem, gdy Twoja natychmiastowa obecność jest niezbędna.

Nie musisz czekać na zgodę przełożonego w takim znaczeniu jak przy urlopie wypoczynkowym. Pracodawca ma obowiązek udzielić zwolnienia, jeśli zostały spełnione ustawowe przesłanki, a wniosek został zgłoszony najpóźniej w dniu korzystania z wolnego.

Składanie wniosku krok po kroku

W nagłej sytuacji możesz postępować według prostego schematu:

1. Wybierz najszybszy kanał kontaktu – zadzwoń do przełożonego albo wyślij SMS, e-mail lub zgłoszenie w systemie kadrowym, zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie.
2. Przekaż informację o zdarzeniu – wskaż ogólnie, że chodzi o pilną sprawę rodzinną spowodowaną chorobą lub wypadkiem i że Twoja obecność jest natychmiast potrzebna.
3. Podaj termin oraz wymiar wolnego – napisz, którego dnia korzystasz ze zwolnienia albo ile godzin chcesz wykorzystać.
4. Zachowaj potwierdzenie zgłoszenia – przy SMS-ie lub e-mailu zostaw wiadomość w skrzynce. Jeśli zgłaszasz nieobecność telefonicznie, możesz później przesłać krótkie potwierdzenie na piśmie.

Wniosek możesz przekazać przed rozpoczęciem pracy albo w trakcie dnia, jeśli zdarzenie wystąpiło już po rozpoczęciu wykonywania obowiązków. Najważniejszy jest termin zgłoszenia, a nie forma dokumentu.

Co powinien zawierać wniosek?

Przepisy nie wymagają rozbudowanego uzasadnienia. Wystarczy przekazać minimum informacji pozwalających ustalić, kto, kiedy i w jakim wymiarze korzysta ze zwolnienia:

• dane pracownika,
• datę nieobecności albo godziny zwolnienia,
• ogólną informację o pilnej sprawie rodzinnej spowodowanej chorobą lub wypadkiem,
• wskazanie, że natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna,
• wybór wymiaru dziennego albo godzinowego, jeśli jest to pierwszy wniosek w danym roku.

Przykładowy tekst do skopiowania:

Proszę o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej na podstawie art. 148¹ Kodeksu pracy w dniu [data] / w godzinach [godziny]. Przyczyną jest pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem, wymagająca mojej natychmiastowej obecności. Wybieram rozliczenie zwolnienia w wymiarze [dniowym/godzinowym].

Nie musisz dołączać zaświadczenia lekarskiego ani przekazywać szczegółowych informacji o stanie zdrowia członka rodziny. Powinieneś jednak opisać sytuację na tyle, aby wynikało z niej, że chodzi o zdarzenie objęte art. 148¹ Kodeksu pracy.

Kiedy pracodawca nie może odmówić?

Zwolnienie przysługuje, gdy łącznie występują trzy elementy: pilna sprawa rodzinna, choroba lub wypadek oraz konieczność natychmiastowej obecności pracownika. Przepisy nie tworzą zamkniętej listy zdarzeń, dlatego każdy przypadek ocenia się indywidualnie.

Przykładowe sytuacje, które mogą uzasadniać skorzystanie ze zwolnienia, to:

• wypadek dziecka w szkole lub przedszkolu i konieczność jego natychmiastowego odebrania,
• nagła choroba małżonka albo innego bliskiego członka rodziny,
• hospitalizacja rodzica lub dziecka,
• wypadek członka rodziny wymagający obecności pracownika w szpitalu,
• nagłe pogorszenie stanu zdrowia osoby bliskiej, której trzeba zapewnić natychmiastową pomoc.

Problemy organizacyjne w firmie nie są podstawą do odmowy. Pracodawca nie może nie udzielić zwolnienia tylko dlatego, że Twoja nieobecność utrudni obsadzenie stanowiska lub realizację zadań.

Inaczej będzie, gdy zgłoszona sprawa nie jest rodzinna, nie wynika z choroby lub wypadku albo nie wymaga natychmiastowej obecności. Awaria samochodu, opóźniony pociąg, zalanie mieszkania czy zaplanowana wizyta u lekarza co do zasady nie spełniają tych warunków. W takich sytuacjach można rozważyć urlop na żądanie, wyjście prywatne, odpracowanie nieobecności lub pracę zdalną, jeśli jest możliwa.

Pracownik nie musi przedstawiać dokumentacji medycznej, ale wykorzystanie zwolnienia niezgodnie z jego celem może prowadzić do konsekwencji pracowniczych. Nieuzasadniona odmowa mimo spełnienia warunków może natomiast naruszać prawa pracownika. W takiej sytuacji można zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić roszczeń przed sądem pracy.

Ile dni i godzin obejmuje zwolnienie?

W danym roku kalendarzowym przysługują 2 dni albo 16 godzin zwolnienia. Sposób wykorzystania wybierasz w pierwszym wniosku w roku. Później nie można już przejść z rozliczenia dziennego na godzinowe ani odwrotnie.

Przy wyborze godzin limit osoby zatrudnionej na część etatu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, a niepełną godzinę zaokrągla w górę do pełnej godziny. Niewykorzystany limit nie przechodzi na następny rok.

Wolne z powodu siły wyższej jest odrębnym uprawnieniem i nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego. Za czas zwolnienia zachowujesz prawo do 50% wynagrodzenia, obliczanego według zasad stosowanych przy wynagrodzeniu urlopowym.

Najważniejsze jest więc szybkie zgłoszenie nieobecności, podanie jej terminu i ogólnej przyczyny. SMS lub e-mail wystarczy, jeśli zawiera podstawowe informacje i zostanie wysłany najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W razie sporu dotyczącego zastosowania przepisów warto skonsultować się z prawnikiem lub Państwową Inspekcją Pracy.