Przedsiębiorstwa pracujące jedynie na papierowej formie dokumentacji już praktycznie nie istnieją. Wynika to z szybkiego rozwoju tego obszaru w ciągu ostatnich kilkunastu lat. Digitalizacja dokumentów jest zjawiskiem, z którym spotykamy się praktycznie w każdej branży. Co ciekawe, coraz większa liczba firm decyduje się na przejście na całkowicie scyfryzowaną formę dokumentacji. Dzięki dzisiejszemu artykułowi dowiesz się, co mogło przekonać ich do tej decyzji.
Dlaczego warto? Digitalizacja dokumentów i jej zalety
Taki proces każdego roku zyskuje coraz większe rzesze zwolenników. Do ich grona dołączają zarówno małe, jak i większe przedsiębiorstwa. Jakie są więc korzyści z tego wynikające? W dobie powszechnej globalizacji i wiążącego się z nią łatwego dostępu do informacji, wielu osobom zależy na podobnej dostępności także w sferze zawodowej. Omawiana tutaj digitalizacja dokumentów także daje taką możliwość. Wszystko za sprawą jej cyfrowej formy, która ułatwia przekazywanie znajdujących się na niej danych, np. za pośrednictwem internetu. Wiąże się to także ze znacznie większą mobilnością – dostęp do dokumentów mamy o każdej porze i z każdego miejsca. Na ten i wiele innych sposobów digitalizacja dokumentów ułatwia codzienną pracę, co z kolei przyczynia się do większej efektywności pracy. Przykładowo, dzięki elektronicznej formie znacznie skracany jest czas wypełniania dokumentacji czy wyszukiwania w niej interesujących nas informacji. Do minimum zostaje także zredukowany czas ich wysyłki. W tradycyjnej formie trzeba takie papiery wydrukować, wypełnić, włożyć w kopertę i zaadresować, a na sam koniec czeka nas jeszcze wizyta na poczcie. W przypadku elektronicznej formy wystarczy zwykle kliknąć przycisk “Wyślij”. Inwestycja w digitalizację dokumentów to także zmniejszenie wydatków, które do tej pory pochłaniały, np. koszty zakupu papieru, wydruku czy właśnie ich wysyłki. Jest to przedsięwzięcie, które z pewnością zwróci się w długofalowej perspektywie.
Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów?
Ma on bardzo prosty przebieg, a do jego przeprowadzenia potrzebny jest minimalny nakład sił i kosztów. Szczególnie, jeśli korzystamy ze sprawdzonych narzędzi, które umożliwiają proces, jakim jest digitalizacja dokumentów. W pierwszym etapie zawartość papierowego dokumentu jest skanowana, a następnie odczytywana i zamieniana na cyfrową formę. Dzięki wykorzystaniu najnowszych technologii zdigitalizowane dane są następnie katalogowane według określonych atrybutów, które pozwolą w przyszłości ułatwić ich odnalezienie czy użycie. Na koniec całość integrowana jest z odpowiednim systemem działającym w danej firmie. Może być to, np. program do księgowości czy z obszaru HR-ów.
Choć digitalizacja dokumentów może początkowo nieco onieśmielać to warto rozważyć jej pełne wdrożenie we własnym przedsiębiorstwie. Dzięki pomocy firm oraz ich ekspertów, którzy specjalizują się w tym obszarze z pewnością przejdziemy ten proces gładko i bezboleśnie, a efekty będą widocznie już w pierwszych dniach.
