Urlop na żądanie to maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym, wydzielone z urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie musi podawać powodu, ale powinien zgłosić żądanie najpóźniej przed rozpoczęciem pracy i poczekać na udzielenie urlopu przez pracodawcę. Samo zgłoszenie nie uprawnia do samowolnego opuszczenia stanowiska.
Czym jest urlop na żądanie?
Zasady urlopu na żądanie określa art. 1672 Kodeksu pracy. Uprawnienie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, który ma dostępny urlop wypoczynkowy. W każdym roku kalendarzowym można wykorzystać w tym trybie nie więcej niż 4 dni.
Nie są to dodatkowe dni wolne. Urlop na żądanie stanowi część zwykłego urlopu wypoczynkowego. Osoba mająca prawo do 20 dni urlopu może więc przeznaczyć na ten cel najwyżej 4 dni z tej puli, a pracownik z wymiarem 26 dni wykorzysta w tym trybie również maksymalnie 4 dni.
Limit nie zależy od wymiaru etatu ani liczby zawartych umów o pracę. Przy niepełnym etacie urlop rozlicza się jednak w godzinach odpowiadających grafiku. Jeden dzień może więc pomniejszyć pulę na przykład o 4 albo 12 godzin, zależnie od zaplanowanego czasu pracy.
Jak zgłosić urlop na żądanie?
Pracownik wskazuje termin samodzielnie, bez wcześniejszego wpisywania go do planu urlopów. Żądanie trzeba przekazać najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, zasadniczo przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z grafiku. Tak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r., sygn. I PK 128/06.
Przepisy nie narzucają jednej formy zgłoszenia. Możesz skorzystać z kanału przyjętego w firmie, pod warunkiem że informacja skutecznie dotrze do osoby uprawnionej do udzielania urlopów:
- E-mail pozwala zachować potwierdzenie wysłania wiadomości.
- Telefon sprawdza się w nagłej sytuacji, ale dobrze poprosić o późniejsze potwierdzenie.
- SMS może być dopuszczalny, jeśli firma akceptuje taki sposób kontaktu.
- System kadrowy rejestruje moment złożenia wniosku i decyzję przełożonego.
- Wiadomość papierową można złożyć osobiście, jeżeli pozwala na to organizacja pracy.
Najbezpieczniejszy przebieg wygląda następująco:
- Sprawdź, o której godzinie zgodnie z grafikiem rozpoczynasz pracę.
- Przed tą godziną zgłoś żądanie udzielenia urlopu na konkretny dzień lub dni.
- Nie podawaj przyczyny, ponieważ przepisy nie wymagają uzasadnienia.
- Poczekaj na potwierdzenie, że pracodawca udzielił urlopu.
Przykładowa wiadomość może brzmieć: „Zgłaszam żądanie udzielenia urlopu na dzień 15 czerwca w trybie art. 1672 Kodeksu pracy. Proszę o potwierdzenie udzielenia urlopu”.
Czy pracodawca może odmówić?
Co do zasady pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika. Nie jest to jednak obowiązek bezwzględny. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. II PK 123/09, wskazał, że odmowa może być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, gdy ważny interes pracodawcy wymaga obecności konkretnej osoby.
Odmowa może wchodzić w grę zwłaszcza wtedy, gdy nieobecność pracownika stworzyłaby rzeczywiste zagrożenie dla funkcjonowania firmy:
- Awaria wymaga obecności pracownika posiadającego niezbędne uprawnienia lub kwalifikacje.
- Nieobecność uniemożliwiłaby zachowanie bezpieczeństwa ludzi albo ciągłości kluczowego procesu.
- Nie ma możliwości zapewnienia zastępstwa na stanowisku o szczególnym znaczeniu.
- Jednoczesne żądania dużej części załogi wskazują na próbę zbiorowego powstrzymania się od pracy.
- Pracownik nie ma już dostępnej puli urlopu albo przekroczył limit 4 dni w danym roku.
Sama niedogodność organizacyjna nie powinna wystarczać do odmowy. Pracodawca powinien ocenić konkretną sytuację, znaczenie stanowiska, możliwość zastępstwa i rzeczywiste zagrożenie dla zakładu pracy. Z drugiej strony pracownik nie może rozpocząć wolnego tylko dlatego, że wysłał wiadomość.
Urlopu udziela pracodawca. Wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r., sygn. II PK 26/08, potwierdza, że rozpoczęcie urlopu przed jego udzieleniem może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność, a w poważnych przypadkach za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Urlop na żądanie a siła wyższa
Urlop na żądanie często myli się ze zwolnieniem od pracy z powodu siły wyższej. Są to jednak dwa odrębne uprawnienia. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:
| Cecha | Urlop na żądanie | Siła wyższa |
|---|---|---|
| Wymiar | Maksymalnie 4 dni w roku | 2 dni albo 16 godzin w roku |
| Wynagrodzenie | Wynagrodzenie urlopowe w pełnej wysokości | 50% wynagrodzenia za czas zwolnienia |
| Przyczyna | Nie trzeba jej podawać | Potrzebna jest pilna sprawa rodzinna związana z chorobą lub wypadkiem |
| Źródło uprawnienia | Pula urlopu wypoczynkowego | Odrębne zwolnienie od pracy |
Siłę wyższą można wykorzystać także w trakcie dnia pracy, jeśli nagłe zdarzenie powstanie po jego rozpoczęciu. Urlop na żądanie służy natomiast do zaplanowania nieobecności od początku dnia pracy.
Najczęstsze mity dotyczące urlopu na żądanie
Pracownik nie musi informować, czy powodem jest awaria w domu, sprawa rodzinna czy inna prywatna sytuacja. Nie oznacza to jednak, że może pominąć zgłoszenie albo samodzielnie uznać się za nieobecnego.
Niewykorzystane dni nie przepadają, ale tracą szczególny status urlopu na żądanie. Przechodzą na kolejny rok jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy. Nie zwiększają więc nowego limitu 4 dni.
Najważniejsza zasada brzmi: zgłoś urlop przed rozpoczęciem pracy i uzyskaj potwierdzenie jego udzielenia. W razie sporu dotyczącego odmowy lub zakwalifikowania nieobecności jako ciężkiego naruszenia obowiązków warto skonsultować dokumenty z prawnikiem prawa pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnej sprawie decydujące znaczenie mogą mieć aktualne przepisy, regulamin pracy, grafiki oraz okoliczności konkretnej nieobecności.
