Tak. Koszty działalności nierejestrowanej możesz wykazać w rocznym PIT-36 i pomniejszyć o nie dochód do opodatkowania. Nie obniżają one jednak limitu przychodów uprawniającego do korzystania z tej formy działalności. W 2026 roku limit wynosi 10 813,50 zł na kwartał i liczy się go od przychodu należnego, a nie od zysku po odjęciu wydatków.
Limit przychodów a koszty – dwie różne kalkulacje
Działalność nierejestrowa nie wymaga wpisu do CEIDG, ale podlega limitowi przychodów określonemu w Prawie przedsiębiorców. W 2026 roku możesz uzyskać maksymalnie 10 813,50 zł przychodu należnego w kwartale. Przy sprawdzaniu tego limitu nie odejmujesz kosztów materiałów, przesyłek ani reklamy.
Przykładowo, jeśli sprzedasz produkty za 9 000 zł, a ich wytworzenie kosztowało 6 000 zł, do limitu wpisujesz 9 000 zł. Koszty są istotne dopiero przy rozliczeniu podatku. Działalność nierejestrowa jest opodatkowana według skali podatkowej, a podatek rozliczasz raz w roku w formularzu PIT-36. Nie wybierasz dla niej podatku liniowego ani ryczałtu.
Limit działalności nierejestrowanej dotyczy przychodu, natomiast podatek dochodowy liczysz od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o udokumentowane koszty.
Co może być kosztem uzyskania przychodu?
Wydatek może być kosztem, jeśli pozostaje w związku z uzyskanym przychodem albo racjonalnie służy jego osiągnięciu. Nie wystarczy samo przekonanie, że zakup przyda się w przyszłości. W razie wątpliwości powinieneś móc wyjaśnić, w jaki sposób wydatek wspierał sprzedaż towarów lub świadczenie usług.
Koszt rozpoznajesz kasowo, czyli w dniu, w którym faktycznie zapłaciłeś za zakup. Samo otrzymanie faktury z odroczonym terminem płatności nie oznacza jeszcze, że koszt został poniesiony. Zakup dokonany przed pierwszą sprzedażą również może zostać uwzględniony, jeśli ma związek z działalnością, został opłacony w danym roku podatkowym i później służył uzyskaniu przychodu.
Nie odliczysz wydatków prywatnych, takich jak codzienne jedzenie, prywatna odzież czy zakupy niezwiązane ze sprzedażą. Przy wydatkach o mieszanym przeznaczeniu, na przykład laptopie używanym zarówno do pracy, jak i prywatnie, trzeba zachować szczególną ostrożność. Kosztem może być tylko część racjonalnie związana z działalnością, a sposób jej ustalenia powinien dać się uzasadnić.
Przykładowe koszty działalności nierejestrowanej
Najczęściej rozliczane wydatki można pogrupować według tego, czego dotyczą:
- Materiały i surowce – nici, kamienie, półprodukty, kleje, opakowania oraz elementy wykończeniowe.
- Logistyka – przesyłki kurierskie, opłaty pocztowe, materiały do pakowania i ubezpieczenie wysyłki.
- Marketing – posty sponsorowane, wizytówki, ulotki, sesje zdjęciowe produktów i prowadzenie strony internetowej.
- Narzędzia – programy, subskrypcje, hosting, domena, aplikacje i sprzęt wykorzystywany przy pracy.
- Usługi zewnętrzne – konsultacje księgowe, prawne, podatkowe oraz przygotowanie regulaminu sklepu.
Przykłady kwalifikacji konkretnych wydatków przedstawia tabela:
| Wydatek | Czy jest kosztem? | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| Surowce do wykonania produktu | Tak | Służą bezpośrednio wytworzeniu towaru przeznaczonego na sprzedaż. |
| Przesyłka opłacona przez sprzedawcę | Tak | Jest związana z realizacją sprzedaży i powinna być udokumentowana. |
| Laptop do celów mieszanych | Warunkowo | Trzeba wykazać związek z działalnością i rozliczyć tylko uzasadnioną część. |
| Odzież prywatna | Nie | Nie jest wydatkiem poniesionym wyłącznie w celu uzyskania przychodu. |
Jeżeli klient płaci ci jedną kwotę obejmującą towar i dostawę, całość otrzymanej zapłaty stanowi przychód podatkowy. Zapłacona przez ciebie przesyłka może być osobnym kosztem. Gdy klient sam zamawia i opłaca dostawę, kwota tej dostawy nie jest twoim przychodem.
Jak dokumentować koszty?
To na tobie spoczywa obowiązek wykazania, że wydatek rzeczywiście poniosłeś i że dotyczył działalności. Najlepszym dowodem jest faktura wystawiona na twoje imię i nazwisko. Przy działalności nierejestrowanej faktura imienna nie musi zawierać NIP, jeśli nie masz obowiązku posługiwania się tym numerem.
Dokument kosztowy powinien pozwalać ustalić co kupiono, od kogo, kiedy i za jaką kwotę. Przy zakupach od osoby prywatnej może to być umowa kupna-sprzedaży zawierająca dane obu stron, opis przedmiotu, datę i cenę. Paragon bez danych nabywcy może być niewystarczającym dowodem, dlatego przy większych zakupach lepiej poprosić o fakturę lub rachunek.
Dokumentowanie i archiwizowanie wydatków możesz prowadzić według następującej kolejności:
- Zakup – zapłać za towar lub usługę i zachowaj potwierdzenie płatności.
- Weryfikacja danych – sprawdź, czy dokument opisuje wydatek oraz zawiera dane sprzedawcy i nabywcy.
- Ewidencja – zapisz datę zapłaty, kwotę, rodzaj wydatku, numer dokumentu i jego związek ze sprzedażą. Możesz użyć arkusza kalkulacyjnego.
- Archiwizacja – przechowuj dokumenty w sposób chronologiczny, papierowo lub elektronicznie, przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
Własna ewidencja kosztów nie zastępuje dokumentów zakupowych. Ułatwia jednak zsumowanie wydatków i późniejsze wypełnienie zeznania.
Jak rozliczyć koszty w PIT-36?
W ciągu roku nie składasz miesięcznych deklaracji z działalności nierejestrowanej i co do zasady nie wpłacasz zaliczek na podatek. Zbierasz dane o sprzedaży i kosztach, a następnie rozliczasz je w zeznaniu rocznym składanym od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
W PIT-36 wybierz w części dotyczącej źródeł przychodów wiersz „działalność nierejestrowana, określona w art. 20 ust. 1ba ustawy”. Wpisujesz tam przychód podatkowy, koszty uzyskania przychodu oraz wynikający z nich dochód. Dochód obliczasz według wzoru:
dochód = przychód podatkowy – koszty uzyskania przychodu
Przychód podatkowy różni się od przychodu należnego używanego do kontroli limitu działalności nierejestrowanej. W PIT-36 co do zasady wykazujesz pieniądze faktycznie otrzymane lub postawione do twojej dyspozycji. Należność za fakturę, której klient jeszcze nie zapłacił, nie staje się przychodem podatkowym tylko dlatego, że została wystawiona. Jednocześnie taka należność może wpływać na limit działalności nierejestrowanej.
Dochód z działalności nierejestrowanej łączysz z innymi dochodami opodatkowanymi według skali, na przykład z wynagrodzeniem z umowy o pracę lub umowy zlecenia. Koszt poniesiony w danym roku ujmujesz w zeznaniu za ten sam rok podatkowy, o ile spełnia warunki związku z działalnością i jest właściwie udokumentowany.
Najważniejsze jest rozdzielenie dwóch ewidencji w głowie i w dokumentach: sprzedaż służy kontroli limitu przychodów, a udokumentowane koszty służą obliczeniu dochodu w PIT-36. Pomniejszenie przychodu o koszty nie pozwala pozostać poniżej limitu, ale może zmniejszyć podatek należny za rok.
Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. Przy wydatkach mieszanych, nietypowych albo dotyczących większych kwot warto skonsultować kwalifikację kosztu z doradcą podatkowym lub właściwym urzędem skarbowym.
