Elektroniczny Obieg Dokumentów to rozwiązanie pozwalające szybko, bezpiecznie i oszczędnie zarządzać dokumentacją w firmie. Chcesz, by była wreszcie uporządkowana i łatwo dostępna, również zdalnie? System EOD może Ci w tym skutecznie pomóc.
Tradycyjny a Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD)
Dziś, gdy czas jest coraz cenniejszy, a popularność pracy zdalnej stale rośnie, tradycyjny obieg dokumentów w firmie bywa problematyczny. Trudności związane z zarządzaniem źródłami papierowymi prędzej czy później napotyka praktycznie każdy biznes. Zwykle są one proporcjonalne do wielkości przedsiębiorstwa, liczby jego klientów czy pracowników. Zależą też od ogólnej kultury organizacyjnej firmy.
Elektroniczny Obieg Dokumentów to nowoczesne oprogramowanie pomagające uporządkować dokumenty oraz sprawnie nimi zarządzać. Obsługuje materiały na wszystkich etapach cyklu obiegowego: od tworzenia, po akceptację, aż do momentu przekazania ich klientom czy pracownikom. Jeśli zarządzanie dokumentacją często Cię przytłacza i kosztuje nie tylko sporo czasu, ale i nerwów, wdrożenie systemu EOD w firmie może okazać się strzałem w dziesiątkę.
Jakie są zalety Elektronicznego Obiegu Dokumentów?
Systemy EOD gwarantują przedsiębiorcom wiele wymiernych korzyści.
Pierwszą z nich jest oszczędność czasu. Dokumentów nie trzeba szukać po szafkach, godzinami przeglądać segregatorów czy grzebać w archiwum. Znacznie krótszy, niż w przypadku dokumentacji tradycyjnej, jest również czas związany z tworzeniem, kopiowaniem czy obiegiem materiałów.
EOD realnie redukuje koszty związane z logistyką, obsługą czy utylizacją dokumentów. Większość z nich można zdigitalizować, przechowując w bezpiecznym cyfrowym archiwum. Takie źródła trudniej zgubić oraz łatwiej chronić – nie tylko przed kradzieżą, ale i zdarzeniami losowymi (np. pożarem czy zalaniem). Ponadto digitalizacja oszczędza środowisko, minimalizując zużycie papieru czy śladu węglowego.
Elektroniczny Obieg Dokumentów znacząco usprawnia komunikację w firmie. Wymiana informacji między pracownikami staje się płynniejsza i sprawniejsza, zwłaszcza gdy działają zdalnie. Materiały są uporządkowane i łatwo dostępne z praktycznie każdego miejsca na świecie, a mechanizmy związane z obiegiem i analizą danych zyskują lepszą transparentność.
Dla kogo EOD w firmie?
Elektroniczny Obieg Dokumentów to oprogramowanie dedykowane praktycznie każdej firmie, zarządzającej dokumentami papierowymi i elektronicznymi. Jeśli cenisz sobie nowoczesne rozwiązania, oszczędność czasu oraz rozwiązania ułatwiające i usprawniające codzienną pracę, EOD to rozwiązanie dla Ciebie. Bez względu na to, w jakiej branży czy na jaką skalę działasz.
Wybierając system EOD, zwróć uwagę na jego elastyczność, skalowalność czy kompatybilność z innymi programami. Jego wdrożenie powinna poprzedzić dokładna analiza potrzeb i rozwiązań dedykowanych Twojej działalności. Ciekawym rozwiązaniem może okazać się Elektroniczny Obieg Dokumentów na platformie klasy low-code umożliwiająca sprawną integrację z istniejącymi systemami oraz przyszłościową obsługę wielu procesów w jednym środowisku cyfrowym.
